#11 Spotkania na Platformie Zoom

VIOLA: Czy wiesz, co w ostatnich latach tak bardzo ułatwiło komunikację? Rozmowy wideo. Nie to, że nie istniały wcześniej, istniały, ale wzięliśmy coś, czego używaliśmy sporadycznie w naszym życiu osobistym i niemal z dnia na dzień przekształciliśmy to w coś, czego używamy codziennie w naszym życiu osobistym i zawodowym. Przeszliśmy od FaceTimingu i Skypingu do używania Zoomu, i wszyscy zrobili to w tym samym czasie.

Ok. 2-3 lata temu wielu ludzi urządzało przyjęcia urodzinowe i godziny happy hour przez Zoom. Szkoła i praca dla wielu z nas była w 100% zdalna, a wszystkie interakcje z innymi ludźmi odbywały się wirtualnie, ponieważ byliśmy uwięzieni w domu. Niektórzy nawet uczestniczyli w mszy kościelnej i weselach przez rozmowy wideo, kiedy nie mogliśmy być razem osobiście.

Dzisiaj świat przede wszystkim powrócił do normy, ale Zoom pozostał częścią naszego codziennego życia. Stało się bardzo normalne, aby brać udział w zajęciach, rozmowie kwalifikacyjnej lub spotkaniu służbowym na Zoomie. W tym odcinku chciałbym przedyskutować z wami typową rozmowę wideo, i może wymienić kilka rzeczy do zrobienia i uniknięcia oraz przećwiczyć kilka powszechnych angielskich zwrotów używanych w rozmowach wideo.

Powinnam również wspomnieć, że istnieje różnica pomiędzy spotkaniem Zoom a webinarem.

Spotkania są zwykle dość małe, uczestnicy i prowadzący zazwyczaj się znają, a uczestnicy są zwykle zachęcani do mówienia, dodawania czegoś do spotkania lub udostępniania swojego ekranu, dzięki czemu rozmowa może być bardzo interaktywna.

Webinary są przeznaczone dla naprawdę dużych publiczności, które nie uczestniczą aktywnie, dlatego teraz nazywam je publicznością, a nie uczestnikami. Publiczność webinarium może oglądać i słuchać, ale najlepsze, co mogą dodać do spotkania, to być może korzystanie z sekcji komentarzy jako części pytań i odpowiedzi.

Widzowie webinaru mogą oglądać i słuchać, ale najwięcej co mogą dodać do spotkania, to być może korzystanie z sekcji komentarzy jako części Q&A, czyli segmentu pytań i odpowiedzi.

Więc, być może miałbyś spotkanie na lekcji lub spotkanie służbowe z zespołem, ale webinar byłby używany na większe wydarzenie.

Około 2 tygodnie temu uczestniczyłam w spotkaniu Zoom, które powinno być webinarem. Spotkanie to było przeznaczone dla nauczycieli języka angielskiego i dotyczyło wykorzystania AI i ChatGPT w przygotowaniu do lekcji. Temat był więc bardzo intrygujący i byłam bardzo zainteresowana tym, co miał do powiedzenia prowadzący. Niestety, ludzie ciągle zapominali wyciszyć swoje mikrofony i to było naprawdę rozpraszające. Nie tylko było to rozpraszające, ponieważ każdy mógł usłyszeć przypadkowe dźwięki lub przypadkowe rozmowy, ale prowadzący musiałby zatrzymać się w połowie zdania, aby przypomnieć wszystkim o wyciszeniu się. Gdyby to był webinar, nie byłoby opcji dla publiczności, aby mówić.

Rozumiem, że na niektórych rozmowach prowadzący może chcieć opcji uczestnictwa, ale jeśli na rozmowie jest ponad 50 osób, łatwiej jest pozwolić wszystkim na zadawanie pytań lub komentarzy w formie pisemnej po boku ekranu.

Co jest wspaniałe w obu rodzajach rozmów, to to, że można je nagrywać, a następnie wysyłać link do wszystkich, którzy przegapili połączenie lub chcą przejrzeć swoje notatki z rozmowy.

Ok, więc powiedzmy, że właśnie wchodzisz na połączenie Zoom. Pierwszą rzeczą, jaką zawsze robię, to sprawdzam ustawienia mikrofonu i kamery. Zazwyczaj możesz wybrać, czy dołączysz do rozmowy z kamerą, czy bez niej, zanim do niej dołączysz, ale nie zawsze masz tę samą opcję dla mikrofonu.

Jeśli prowadzisz spotkanie, prawdopodobnie nie chciałbyś być na wyciszeniu na początku, aby móc przywitać swoich gości wraz z ich dołączeniem. I kiedy spotkanie się zaczyna, pamiętaj, aby wyciszyć swoje mikrofony, gdy mówią inni. Nikt nie chce słyszeć szczekania twojego psa lub płaczu twojego dziecka, gdy próbujemy się czegoś nauczyć.

A jeśli chodzi o kamerę, chociaż większość z nas powiedziałaby, że nie przeszkadza nam, czy kamery innych osób są włączone czy nie, to jednak zawsze mieć wyłączoną kamerę jest trochę niegrzeczne. To nie jest wielka sprawa, ale lepiej jest widzieć ludzi, którzy nas słuchają i patrzą na nas, niż rozmawiać z małymi czarnymi prostokątami.

Kiedy jesteś na mniejszym spotkaniu, ale nie wszyscy jeszcze dołączyli, powinieneś uprzejmie powiedzieć: “Czy wszyscy już są? Mary jeszcze nie ma. Ok, damy jej kolejną minutę lub dwie, a potem zaczniemy”.

Kolejną ważną rzeczą, którą należy pamiętać podczas tego typu spotkań, jest konieczność bycia zwięzłym. To znaczy, po prostu przejdź do sedna, bądź zwięzły i nie marnuj czasu uczestników.

Oprócz spotkania dla nauczycieli angielskiego, o którym wcześniej wspomniałam, ostatnio uczestniczyłam również w spotkaniu na Zoom dla zaawansowanych kursów Excela. Moja praca polega na analizie finansowej, więc korzystam z Excela codziennie i czasami szukam wskazówek, jak poprawić moje umiejętności. W każdym razie, zarówno kurs Excela, jak i kurs dla nauczycieli angielskiego, zajęły dwadzieścia minut, aby naprawdę ruszyć. Obydwoje prowadzących zajęło zbyt wiele czasu, aby zacząć. Nie musimy pytać każdej osoby “Cześć, jak się masz? Dlaczego tu jesteś?” przez dużą część lekcji. Jestem tutaj z powodu określonego celu, chcę się czegoś nauczyć, więc zacznijmy. Idealny początek dla mnie brzmi tak: “Cześć wszystkim, dzięki za to ze jesteście. To, co mam nadzieję osiągnąć na tym spotkaniu to x, y i z.” Następnie przechodzisz do tego, o czym jest spotkanie.

To przypomina mi, że pomocne jest również wpisanie agendy w zaproszeniu do kalendarza. Wiedząc, o czym będzie spotkanie lub co będzie w nim omawiane, inni będą mogli się przygotować. Będą mieli ogólne pojęcie o tym, jak ważne jest spotkanie i będą gotowi z pytaniami lub sugestiami.

W obu przypadkach, o których wspomniałam, zajęcia przeciągnęły się ponad wyznaczony czas, ponieważ prowadzący nie zdołali przeprowadzić materiału w ustalonym czasie. Jeśli jesteś na rozmowie z osobami z różnych firm, miast czy krajów, oznacza to również, że ludzie są w różnych strefach czasowych. Może być dla ciebie 18:00, koniec dnia, ale dla mnie może to być 12:00 i mam wiele innych rzeczy do zrobienia w ciągu dnia, więc szanuj czas innych.

Kiedy jesteśmy na wideokonferencji związanej z pracą, możemy się znaleźć w sytuacji, gdzie udostępniamy swój ekran. Czasem udostępniamy ekran, aby pokazać wizualizację lub w wyjaśnieniu czegoś, o czym rozmawiamy, na przykład “hej, to jest to, co widzę w moim pliku, czy ty też to widzisz?” Możemy również udostępnić ekran, aby pokazać prezentację i być może poprowadzić tę prezentację.

Kiedy udostępniasz ekran podczas wideokonferencji, warto pamiętać o kilku rzeczach.

Po pierwsze – zazwyczaj możesz wybrać, czy chcesz udostępnić cały ekran, czy tylko konkretny plik, który masz otwarty. Jeśli wiesz, że będziesz udostępniał tylko jeden plik, sugeruję wybranie tylko tego pliku do udostępnienia. Jeśli wybierzesz udostępnianie całego ekranu, możesz przypadkowo udostępnić więcej niż zamierzasz.

Na przykład, osoba, z którą pracuję, ma komputer Mac. Ta osoba łączy swój telefonu z komputerem. Więc zgadnij, co mogłam zobaczyć, kiedy udostępnił swój ekran podczas spotkania? Zobaczyłam, jak na ekranie pojawiały się jego prywatne wiadomości z telefonu! Wydaje mi się, że była to grupowa wiadomość rodzinna, i nie kończyła się, ponieważ wyraźnie toczyła się długa rozmowa.

Często mówimy “czy wszyscy widzą mój ekran?”, ale ważniejsze pytanie brzmi “Czy widzicie ekran lub plik, który chciałem udostępnić?” Jeśli korzystasz z więcej niż jednego ekranu, możesz przypadkowo udostępnić nieodpowiedni ekran lub plik.

Po drugie – Nie zapominaj, że udostępniasz swój ekran! Czasami udostępniamy ekran na tyle długo, że zapominamy, że inni widzą wszystko, co my widzimy. Raz byłam na rozmowie, gdzie osoba zapomniała nacisnąć “zakończ udostępnianie” i włączyła grę w szachy podczas spotkania! Ale było niezręcznie!

I oto moja trzecia rada: miej szybki dostęp do plików, które chcesz udostępnić. Bez względu na to, czy to zapisana zakładka w przeglądarce, czy już otwarty plik na komputerze, spróbuj być gotowy, aby nie zajmować czasu lub nie szukać dokumentów w pośpiechu.

Aby być całkowicie pewnym, że ludzie nie zobaczą mojej skrzynki e-mail lub osobistych plików, upewniam się, że zamknęłam wszystko, co mam otwarte przed dołączeniem do spotkania. Uważam, że to dobra praktyka.

O, i jeszcze jedna rzecz dotycząca udostępniania ekranu – jeśli robisz to z partnerem, upewnij się, że omówiliście nie tylko, kto będzie prezentował jakie slajdy w waszej prezentacji, ale także kto będzie udostępniać ekran. Zwykle mówimy: “chcesz prowadzić, czy ja mam prowadzić?” Wiem, że to nie samochód, ale tylko jedna osoba może mieć rękę na myszy lub klawiaturze, przełączać slajdy i prowadzić spotkanie.

Jeśli musisz opuścić spotkanie wcześniej, lub “wyskoczyć” wcześniej, możesz powiedzieć grupie albo napisać krótką wiadomość typu “Muszę już kończyć, mam kolejne spotkanie, ale do zobaczenia później”.

Pod koniec spotkania, a szczególnie jeśli jeszcze nie zadano pytania, warto dać możliwość wyrażenia opinii. W mojej firmie ludzie zazwyczaj mówią “Czy są jakieś pytania, komentarze lub wątpliwości, zanim zakończymy rozmowę?”

Jeśli osoba prowadząca czuje, że spotkanie może zakończyć się przed zaplanowanym czasem, zazwyczaj mówi: „Daję wam kilka minut wolnego na waszych kalendarzach”. Zwrot ten zaczyna być prawdopodobnie trochę nadużywany, ale to miły sposób na powiedzenie „możemy zakończyć trochę wcześniej”.

Wszystkie rozmowy wideo i wszystkie odcinki podcastu muszą w końcu dobiec końca.

Moją ostatnią radą dla was jest – nie planuj spotkań na tematy, które łatwo można załatwić przez email.

To już wszystko na dzisiaj. Dziękuję wszystkim za słuchanie, a jak zawsze, zachęcam do kontaktu ze mną w przypadku pytań, uwag lub wątpliwości przez e-mail na adres viola@naturalyangielski.com.

Do następnego razu!

VIOLA: Do you know what has made communication so much easier in the past few years? Video calls. Not that they didn’t exist before, they did, but we took something we used sporadically in our personal lives, and almost overnight transformed it into something we use daily in our personal and professional lives. We went from FaceTiming and Skyping to using Zoom, and everyone did it at the same time.

About 2-3 years ago, lots of people hosted birthday parties and happy hours via Zoom. School and work for a lot of us was 100% remote, and all interactions with other people were happening virtually, since we were all stuck at home. Some even attended church mass and weddings via video call when we couldn’t be together in person.

Today, the world has mostly come back to normal, but Zoom has stayed a part of our daily life. It has become very normal to take a class, a job interview, or a work meeting on Zoom. In this episode, I’d like to go through a typical video call with you, and maybe list out some dos and don’ts and practice some common English video call phrases.

I should also mention that there is a difference between a Zoom meeting and a webinar.

Meetings are usually rather small, participants and the host usually know each other, and those participants are usually encouraged to speak, add something to the meeting, or share their screen, so the call could be very interactive.

Webinars are meant for really large audiences that don’t actively participate, which is why I’m now calling them an audience and not participants. A webinar audience can view and listen, but the most they can add to the meeting is maybe using the comment section as part of the Q&A, or question and answer segment.

So, maybe you’d have a meeting for a class or a work meeting with your team, but a webinar would be used for a bigger event.

About 2 weeks ago, I attended a Zoom meeting that should have been a webinar. This meeting was meant for English teachers, and it was about the use of AI and ChatGPT in preparation for lessons. So, the topic was very intriguing, and I was very interested to hear what the host had to say. Unfortunately, people kept forgetting to mute their microphones, and it was really distracting. Not only was it distracting because everyone could hear random sounds or random talking, but the host would have to stop mid-sentence to remind everyone to mute themselves. Had this been a webinar, there wouldn’t be an option for the audience to speak.

I do understand, that on some calls, the host may want the option for participation, but if you have more than 50 people on a call, it’s just easier to have everyone type their questions or comments on the side.

What’s great about both calls is that you can record them, and later send a link to anyone who missed the call, or anyone who wants to review their notes from the call.

Ok, so let’s say you’re getting on a Zoom call right now. The first thing I always do is check my microphone and camera settings. You can usually choose to join the call with or without your camera on, before you jump on, but you don’t always get that same option for your microphone.

If you’re leading the meeting, you probably wouldn’t want to be on mute at the start, so that you can greet your guests as they join. And, as the meeting starts, remember to mute yourself when others are speaking. No one wants to hear your dog barking or your baby crying, while we’re trying to learn something.

And, when it comes to your camera, although most of us would say we don’t care if others’ cameras are on or off, it is a little bit rude to always have your camera off. It’s not a big deal, but it feels better to see people listening when you speak, and see them looking back at you, rather than speaking to little black rectangles.

When you’re in a smaller meeting, but not everyone has joined yet, you would politely say “Do we have everyone? Oh, Mary is not here yet. Ok, we’ll give her another minute or two, and they we’ll get started.”

Another thing to remember for these types of meetings is that being concise is important. Meaning, just get right to the point, be brief, and don’t waste people’s time.

Aside from the meeting for English teachers I mentioned earlier, I also recently attended a Zoom meeting for advanced Excel classes. My day job revolves around financial analysis, so I use Excel every day, and sometimes look for tips on how to get better at it. Anyway, both the Excel class, and the English teacher class, took twenty minutes to really get going. Both hosts took way too long to get started. We don’t need to go around and ask every person “Hi, how are you? What are you here for?” for a big chunk of the class. I’m here for a reason, I want to learn something, let’s get going. An ideal start for me sounds like this: “Hi all, thanks for joining. What I’m hoping to accomplish at this meeting is x, y, and z.” Then you go into what the meeting is about.

This reminds me, typing up an agenda in the calendar invite is also helpful. Knowing what the meeting is about, or what will be covered in the meeting ahead of time, will help others prepare. They’ll have a general understanding of how important the meeting is and be ready with questions or suggestions.

In both calls I mentioned, the classes ended up running over their allotted time, because the hosts couldn’t get through the material in time. If you’re on a call with people in different companies, towns, or countries, it could also mean that people are in different time zones. It may be your 6pm, your end of day, but it maybe be my 12pm, and I have plenty of other things to do in the middle of the day, so respect people’s time.

When we’re on a work call, we may find ourselves sharing our screen with other participants. Sometimes we share screens to show a visual, or explain something we’re talking about, like “hey this is what I’m seeing in my file, are you seeing the same thing?”  We can also share our screen to show a presentation and maybe lead that presentation.

There are a few things to keep in mind when sharing your screen on a call.

1^st – you can usually choose to share your entire screen or choose to share a specific file you have open. If you know you’ll only be sharing one file, I suggest only choosing that file to share. If you choose to share your entire screen, you may accidentally be sharing more than you intend to.

For example, someone I work with has a Mac computer. This person connects his phone with his computer. So, guess what I was able to see when he shared his screen in a meeting? I saw his personal text messages pop up on the screen! I actually think it was a family group text, so it wouldn’t stop, because apparently there was a long conversation going on.

We often say, “can everyone see my screen?” But I think the more important question is, “Do you see the screen or file, that I intended to share?” If you use more than one screen, you could have accidentally shared the wrong one, or the wrong file. 

2^nd – Don’t forget that you’re sharing! Sometimes we share our screen long enough that we forget that others can see everything we see. I was once on a call where the person forgot to hit the “stop sharing” button and pulled up a game of chess at the meeting! Awkward!

And the 3^rd piece of advice I have is for you to have quick access to the files you want to share. So, whether it’s a saved bookmark on your browser, or an already open file on your computer, try to come ready, so that you don’t take up time or scramble to find your documents.

To be completely sure people don’t see my email inbox or personal files, I just make sure to close out of everything I have open before I join a meeting. I found it’s a good habit to have.

Oh, and one more thing about sharing screens – if you’re doing it with a partner, make sure to go over, not only who will present which slides in your deck, but also who will be the one sharing. We usually say: “do you want to drive, or do you want me to drive?” I know it’s not a car, but there’s only one person who can have their hand on the mouse or the keyboard, switch slides, and move the meeting along.

If you have to leave the meeting early, or “jump off” early, you’d either say to the group, or type up quick message that says, “I have to jump to my next meeting, but I’ll see you all later this afternoon.”

Towards the end of the meeting, and especially if you haven’t asked this yet, make sure to open up the floor for feedback. In my company people usually say, “Any questions, comments, or concerns before we end the call?”

If the host feels like the meeting can end before the scheduled end time, that person typically says, “I’ll give you all a few minutes back on your calendars.” The phrase is probably starting to get a little overused, but it’s a nice way of saying, “we can end a little early.”  

All video calls and all podcast episodes must come to an end eventually. My last words of wisdom for you are – don’t schedule a meeting for something that could easily just be an email.

That is all I have for today. Thank you all for listening, and as always, feel free to reach out to me with any questions, comments, or concerns via email at viola@naturalyangielski.com

Until next time!